De conformidad con los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, Alentti ha elaborado e implementado la respectiva política para el tratamiento de los datos personales en el desarrollo de su objeto social, con el fin de definir y comunicar cuál es la información que se solicitará a los titulares de los datos personales, el uso que se les dará a los mismos, las finalidades para las cuales serán tratados, los derechos de los titulares de los datos y la forma de ejercerlos, junto con los deberes de nuestra organización con relación al tratamiento que realicemos a los datos. Para efectos de soportar los parámetros bajo los cuales Alentti prestará sus servicios y particularmente tratará los Datos Personales de los Titulares, a continuación, se cita la Política de Tratamiento de Datos Personales y los Términos y Condiciones, con el fin de exponer cuáles son los procedimientos para la reserva y el uso de los Datos de los usuarios.
Artículo 1. Normatividad aplicable.
La presente Política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
Artículo 2. Datos e identificación del responsable.
ALENTTI S.A.S., Sociedad que se encarga de la operación y administración de un mercado digital para la promoción y contratación de servicios relacionados con eslabones de la cadena de valor de la industria del talento humano y actividades afines tiene domicilio en la Calle 114A #19A - 05, Bogotá D.C., Colombia y puede ser contactada en esa dirección o en el correo electrónico soporte@alentti.com .
Artículo 3. Definiciones.
Con el fin de determinar el sentido de los conceptos utilizados en esta Política, acudiremos a las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que tiene por objeto poner a disposición del titular la política para el tratamiento de los datos personales con la que cuenta la compañía.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, que reposen en documentos físicos o electrónicos.
• Candidato: Es la persona natural o titular de datos personales que, con el fin de ser ubicado por un empleador o una empresa temporal autoriza la publicación de su hoja de vida al subirla e inscribirla en el portal web y aplicativo móvil de alentti autorizando con ello el tratamiento de sus datos personales al aceptar los términos y condiciones de aquellos.
• Cliente: Perona natural o jurídica que utilice el sitio web o el aplicativo móvil de Alentti con el fin de: 1) realizar la inscripción de información básica requerida por empleadores; 2) registrarse para realizar búsqueda de vacantes o empleo, entre otras finalidades como la de buscar información general del mercado laboral, información sobre programas de empleabilidad, y asesoría en el desarrollo de estrategias de búsqueda
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Aquellas piezas de información que puedan llegar a ser determinables para identificar al titular del dato personal.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, a su calidad de comerciante o de servidor público, y en general todos los datos que puedan estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, por ejemplo, el dato financiero y crediticio.
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada identifica al titular. Un ejemplo de este tipo de dato es una fotografía, un video o datos relacionados con el estilo de vida del titular del dato personal.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Podrá tener la calidad de encargado una persona interna o externa a la organización.
• Oficial del Tratamiento: persona o área de la organización que se encarga de resolver quejas, consultas y reclamos de los titulares de la información, y además de administrar y controlar los datos personales que contienen las bases de datos, bajo el cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular del dato. En ningún caso, será responsable frente al titular por la calidad de los datos que le sean suministrados.
• Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales que se hayan sometido a tratamiento.
• Derecho de Protección de Datos Personales: confiere a su titular poderes de disposición y control sobre sus datos personales.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. • Transferencia: Hace alusión a los casos en que el responsable o el Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentra ubicado en Colombia, envía dicha información a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Hace referencia a los casos en que el Tratamiento de datos personales se realiza por el Encargado por cuenta del responsable, debiendo mediar entre ellos la comunicación de la información dentro o fuera del territorio de Colombia.
• Usuario: Es la persona natural o jurídica, titular de los datos y que somete los mismos a tratamiento por parte de alentti al ingresar al sitio web y/o al aplicativo móvil de Alentti en calidad de: 1) oferentes de empleo; 2) buscadores de empleo o candidatos; 3) potenciales empleadores; entre otros que se registren y hagan uso del sitio web y/o del aplicativo móvil de Alentti.
Artículo 4. Principios del tratamiento de datos personales.
El tratamiento de datos personales realizado por ALENTTI S.A.S. se regirá en todo momento por los siguientes principios, los cuales servirán de guía para su interpretación y aplicación:
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de conformidad con la normatividad aplicable, la cual debe ser informada al titular y autorizada por este último.
• Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. En consecuencia, los datos personales no podrán ser objeto de tratamiento sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido legalmente el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: Se debe garantizar en todo momento el derecho del titular a obtener de ALENTTI información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la normatividad aplicable. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados y cuando exista una autorización expresa del Titular de los Datos Personales para que sean tratados y estén en circulación al público para los fines dispuestos en la respectiva autorización.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por ALENTTI en calidad de responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para la cual se designará a un oficial.
• Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean de conocimiento público, están obligadas a garantizar la reserva de la información, hasta después de finalizada la relación contractual, salvo que deban ser revelados, enviados, comunicados, transferidos, transmitidos o compartidos precisamente para los fines mismos autorizados por los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales, relacionados con el objeto social de ALENTTI.
• Principio de temporalidad: Cuando la información deje de servir para las finalidades para la cual fue autorizado su tratamiento, ALENTTI no podrá suministrar la misma a usuarios o terceros.
• Principio de necesidad: Los datos personales sólo pueden ser tratados por ALENTTI durante el tiempo que se requieran y cuando el propósito de su tratamiento lo justifique, siempre que los Titulares le informen a ALENTTI S.A.S que ya se ha logrado la finalidad para la cual le autorizaron el Tratamiento de sus Datos y soliciten su supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos por parte de ALENTTI se sujetará en todo momento a lo establecido en la legislación vigente en Colombia.
Artículo 5. Forma de utilización de la información.
Al aceptar esta Política, los clientes, los proveedores, trabajadores dependientes activos e inactivos, los contratistas, oferentes y demandantes de empleo y, en general cualquier titular de la información, declaran conocerla y aceptarla, y como consecuencia de ello, autorizan de manera previa, voluntaria, espontánea e informada, a ALENTTI, en su condición de intermediario entre candidatos/usuarios de la plataforma y empresas de servicios temporales/empleadores (entre otros), para el Tratamiento de sus Datos Personales, de tal manera que la organización podrá tratar los Datos de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión y transferencia de los datos suministrados para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que como responsables cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
ALENTTI podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual haya obtenido el dato, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad. No perderá su calidad, a pesar de la transmisión que de la información realice, bajo las restricciones señaladas en la presente política.
Artículo 6. Fines del tratamiento.
Los Datos Personales administrados por Alentti serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para los siguientes propósitos o finalidades: Respecto de los Datos Personales de los Clientes de Alentti, para:
a. Actuar como intermediario y poder transferir o transmitir los Datos Personales de los Titulares a clientes empresas o proveedores de Alentti para que estos últimos realicen, directa o indirectamente a través de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, la realización de estudios de seguridad y demás actividades relacionadas con los procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal;
b. Proveer servicios y productos incluidos dentro del objeto social de alentti;
c. Brindar información general a los Usuarios del Sitio Web y de las Redes Sociales para mejorar la experiencia del mismo.
d. Informar sobre cambios, modificaciones o nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular por cualquier medio de comunicación;
e. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
f. Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos y la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales;
g. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;
h. Compartir los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la Alentti:
i. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
j. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que Alentti desarrollan;
k. Permitir que compañías vinculadas a Alentti, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
l. Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de Alentti, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
m. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
n. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;
o. Transferir la información recolectada a distintas áreas de Alentti y a sus empresas vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
p. Suministrar información comercial, legal, de servicios, y de cualquier otra índole
q. Registrar a los Titulares en los sistemas de Alentti y procesar sus pagos o recaudos;
r. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social Alentti.
s. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Alentti.
Respecto de los Datos Personales de nuestros colaboradores y proveedores, para:
a. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de las Empresas, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
b. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
c. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
d. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
e. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de Alentti y asistir en su utilización;
f. Planificar actividades empresariales;
g. Transferir la información recolectada a distintas áreas de Alentti y a sus empresas vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
h. Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de las Empresas, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
i. Realizar capacitaciones;
j. Transferir, transmitir y suministrar la información y Datos Personales de los Usuarios a terceros, con el fin de que Alentti realice sus actividades comerciales.
k. Registrar a los Titulares en los sistemas de Alentti;
l. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Alentti.
Parágrafo: Esta misma obligación establecida bajo el principio de finalidad, se prevé a cargo de los responsables y/o encargados en los contratos de transferencia y/o transmisión que celebre con Alentti para el Tratamiento de Datos Personales, de manera que estos últimos quedarán obligados y serán responsables por el inadecuado tratamiento de Datos Personales.
Artículo 7. Derechos y obligaciones de los usuarios.
a. De conformidad con lo establecido en artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Usuario o Titular de los Datos Personales tiene derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o la Constitución
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento
b. Las obligaciones de los titulares o usuarios son las siguientes:
1. Proporcionar, de manera oportuna, información veraz, fidedigna, completa, precisa y comprobable.
2. Actualizar la información solicitada por el Alentti a través del Sitio Web y del Aplicativo Móvil
3. Mantener indemne a Alentti ante cualquier perjuicio causado por incumplir con la actualización y veracidad de la información solicitada, así como por desconocer o violar las normas de protección de datos personales.
4. Abstenerse de utilizar el Sitio Web y el Aplicativo Móvil para cometer delitos.
5. Abstenerse de reproducir o utilizar información o diseños del sitio web y del aplicativo móvil de Alentti sin su autorización.
6. Abstenerse de divulgar, publicar o replicar información contenida en el sitio web o aplicativo móvil de Alentti que esté o no relacionada con los servicios ofrecidos por Alentti.
7. Abstenerse de utilizar la marca del Operador sin la previa autorización de este.
Parágrafo: Los derechos de los Titulares o Usuarios deberán ser garantizados por parte de los responsables y/o encargados en los contratos de transferencia y/o transmisión que celebren con Alentti para el Tratamiento de Datos Personales.
Parágrafo primero: Alentti no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la vida sexual o datos biométricos.
Artículo 8. Persona y área responsable de la atención de peticiones, quejas o reclamos de titulares de la información.
El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de Datos Personales a Alentti o cualquiera de sus afiliadas, es la división de asuntos informáticos, ubicados en Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico soporte@alentti.com , así como lo será la dirección de correo electrónico que designe el respectivo responsable de los Datos en caso de que estos sean transferidos por Alentti.
El Oficial de Protección de Datos Personales, tendrá como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por Alentti para dar cumplimiento al Régimen colombiano de Protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
Artículo 9. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
Los Titulares de Datos Personales tratados directamente por ALENTTI tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
• Mediante correo electrónico: soporte@alentti.com
Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
1. Consultas: El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. La petición será atendida por Alentti en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por Alentti deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante Alentti, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
o El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
o La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Alentti indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
▪ El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
▪ Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
▪ La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante, lo cual Alentti podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Parágrafo Tercero: El procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos también deberá ser implementado y ejecutado por parte de los responsables y/o encargados del Tratamiento de Datos Personales en caso de que Alentti celebre con ellos el respectivo contrato de transferencia y/o transmisión.
Artículo 10. Autorización.
El Tratamiento de Datos Personales por parte de ALENTTI requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.
Artículo 11. Forma y mecanismos para otorgar la Autorización.
La autorización se puede otorgar por cualquier medio y, de cualquier forma, sea por ejemplo por vía electrónica, la activación de un botón electrónico (clic), escrita u oral.
Artículo 12. Prueba de la Autorización.
ALENTTI mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Esta misma obligación se prevé en los contratos de transferencia y/o transmisión a celebrar con los otros responsables y/o encargados para el Tratamiento de Datos Personales, de manera que estos últimos quedarán obligados y serán responsables por el inadecuado tratamiento de Datos Personales.
Artículo 13. Casos en que no se requiere autorización.
No se requerirá de la Autorización del Titular en los siguientes casos, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
1. La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
2. La información sea requerida por orden judicial.
3. Los datos otorgados tengan el carácter de públicos.
4. Ante casos de urgencia médica o sanitaria.
5. Los datos se relacionen con el Registro Civil de las Personas.
Artículo 14. Revocatoria de la Autorización.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar la Autorización concedida en cualquier momento, salvo los eventos en los que una disposición legal o contractual lo impida. En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial. Esto último, cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el Tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.
Artículo 15. Transferencia de datos personales a terceros países.
Bajo el entendido de que Alentti transferirá Datos Personales de los Titulares para la consecución de su objeto social y en cumplimiento con la finalidad de la autorización por parte de los Titulares, se prevé que en concordancia con el artículo 26 de la ley 1581 de 2012, se prohíbe la Transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley 1581 de 2012.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la Transferencia;
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular;
6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Artículo 16. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a encargados.
En atención a que para la consecución del objeto social de Alentti, este último requerirá y en efecto estará autorizado por los Titulares de Datos Personales para transmitir los Datos a Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, se prevé la obligación de incluir en el respectivo contrato de Transmisión de Datos Personales lo siguiente:
1. Los alcances y las finalidades del Tratamiento.
2. Las actividades que el Encargado realizará por cuenta de Alentti.
3. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto de los Datos Personales de los Titulares, los que deberán darle tratamiento a los Datos Personales bajo los mismos principios y obligaciones generales del Tratamiento de Datos Personales regidos en esta Política, la Ley como en los respectivos contratos de transmisión que se celebren con Alentti.
4. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente Política.
5. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos Personales y las Bases de Datos así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos transmitidos.
6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas por el Encargado de los datos en su lugar de destino. Artículo 17. Medidas de seguridad y sistema de gestión de riesgos
ALENTTI S.A.S. adoptará todas las medidas organizacionales, físicas y electrónicas posibles para garantizar la seguridad de sus bases de datos. Al respecto, se establecerán las siguientes directrices:
• Las bases de datos que reposen en archivos físicos se guardarán bajo llave y tendrán acceso restringido, de tal forma que sólo los funcionarios autorizados podrán administrarlas u otorgar autorización escrita o verbal para su tratamiento. Bajo ninguna circunstancia un funcionario no autorizado podrá ejercer tratamiento alguno sobre estas bases de datos. Todo esto quedará especificado en el manual interno de seguridad de la información y gestión de riesgos de la compañía.
• Las bases de datos que se encuentren en archivos electrónicos se guardarán en carpetas, nubes, medios magnéticos y demás herramientas tecnológicas, con claves de acceso y su administración será restringida de tal forma que sólo los funcionarios autorizados podrán administrarlas u otorgar autorización escrita o verbal para su tratamiento. Bajo ninguna circunstancia un funcionario no autorizado podrá ejercer tratamiento alguno sobre estas bases de datos. Todo esto quedará especificado en el manual interno de seguridad de la información y gestión de riesgos de la compañía.
• Para los dos puntos anteriores, en caso de que un usuario no autorizado requiera acceder a una base de datos, solicitará autorización al administrador de la base de datos, quién decidirá si la otorga o no, de acuerdo con el caso concreto. En caso de otorgar la autorización solicitada, el administrador deberá registrar el usuario que accedió a la información y el tiempo durante el cual lo hizo. Igualmente, si se accedió a la información remotamente, es decir, fuera de las instalaciones de la oficina, se deberá registrar la fecha y hora en la que inició el tratamiento y la fecha y hora en la que éste finalizó.
• Cada seis meses el área (Administrativa) enviará cuestionarios a los administradores de las bases de datos para identificar las políticas que han implementado en protección de la información de la cual han sido encargados, con el objetivo de identificar si las directrices del presente documento se están cumpliendo a cabalidad y si es necesario realizar algún ajuste.
• Cualquier incidente que se presente en relación con la seguridad de las bases de datos debe ser avisado de manera inmediata al (Administrativa) quienes estarán encargados de identificar, junto con el personal de ingeniería de sistemas o seguridad, la razón del incidente y los riesgos actuales y futuros que se estén presentando. Así mismo, esta área informará a la SIC sobre el incidente ocurrido y la solución ejecutada o por ejecutarse, en un término no mayor a 2 días hábiles después de la ocurrencia del incidente.
• 10 días hábiles después de que se presente el incidente, el área (Administrativa) informará a la SIC y a la persona encargada de administrar las bases de datos, incluyendo las causas del incidente, la solución que se ejecutó y las políticas de prevención que se implementarán en el futuro a raíz del suceso.
• Todos los empleados y proveedores de ALENTTI S.A.S. acuerdan tratar con una estricta confidencialidad toda la información que se trate en la compañía, independientemente de si se trata de un cliente, proveedor, empelado, candidato a empleo, cliente potencial o cualquier otro titular de la información, salvo que deban ser revelados, enviados, comunicados, transferidos, transmitidos o compartidos precisamente para los fines mismos autorizados por los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales, relacionados con el objeto social de ALENTTI.
• La anterior cláusula de confidencialidad continuará vigente, incluso cuando finalice el vínculo entre un empleado o proveedor particular y ALENTTI S.A.S., sin perjuicio de la excepción arriba mencionada.
• Si culmina la finalidad por la cual se estaba tratando un dato personal específico, el mismo deberá ser suprimido de las bases de datos de ALENTTI S.A.S. siempre que el Titular haya solicitado la revocatoria de la autorización o la supresión de sus Datos Personales para excluir su información de las bases de datos, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 del 2012.
• Para todos los efectos anteriores, se enviará un documento interno con las políticas de seguridad de protección de la información personal que trate la compañía, el cual deberá ser aprobado por el representante legal, quien, con su aprobación, se comprometen a cumplirlo y hacerlo cumplir.
Artículo 18. Modificaciones a la Política.
Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.alentti.com. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización para el tratamiento de los datos por parte de los titulares.
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